Koristite u tvrtkama feedback kao alat smislene komunikacije koja je dana pravovremeno.
7 konkretnih savjeta
za primjenu feedbacka koje uz malo dobre volje, pripreme i vježbe na terenu tvrtke svi mogu koristiti
- usmjerite se na konkretno ponašanje čovjeka (zaposlenika) u konkretnoj situaciji
Nakon uvodne provjere informacija od relevantnih dionika o situaciji i djelovanju zaposlenika (ako sami nismo direktno uključeni) dajemo feedback o aktivnostima zaposlenika u npr. slučaju nedostavljanja projektne isporuke na kontrolu do dogovorenog datuma x i sata y.
Ako nije dostavio/la isporuku, a nema objektivnih okolnosti (bolest i sl.) jasno podsjećamo na rok za dostavu, tražimo pojašnjenje nedostavljanja, provjeravamo ima li potrebe da se uključi netko od drugih članova…ovisno o situaciji i razmjeni informacija tijekom dvosmjerne komunikacije s zaposlenikom
- feedback dajete u formi „ja poruke“
Npr. vidim da ovu projektnu dionicu radiš i danas mada je rok dostave protekao jučer pa želim da me informiraš o razlogu/ima …i treba li ti nešto dodatno za rad…?
- dajete jezikom (terminologijom) koju razumije primatelj poruke
Npr. ovo je posebno važno ako je zaposlenik nov u poslovnom procesu (npr. novi poslovni analitičar u timu koji uči i o procesima firme istovremeno i o konkretnom procesu koji se npr. digitalizira za klijenta…)
Takav zaposlenik ne treba još i dodatne nepotrebne trenutno mu/njoj „nepoznate“ skraćenice koje su poznate samo onima koji su „duboko i dugo“ u određenom području poslovanja.
- dajete jasan i detaljan feedback
Npr. osim što treba drugačije, efikasnije ili pak smislenije činiti, dajemo prijedlog i kako to (kojim alatima…) i u kojim rokovima treba drugačije kako bi se ostvarili ciljevi
- obavezno provjerite je li primatelj feedbacka dobro razumio što i kako dalje?
Osim klasičnog pitanja provjere razumijevanja, zamolite zaposlenika da svojim riječima prepriča što i kako treba učiniti.
Posebno ako se radi o neiskusnijem suradniku/ici pitajte ga /nju da svojim riječima prepriča što, kada i kako će učiniti.
U dosta primjera se možete iznenaditi da zapravo novi kolega misli da mu je sve 100% jasno, a nije…
Podrazumijevanje je najbolji temelj za nerazumijevanje!
Rezultat nerazumijevanja su pogreške, odgode, propusti u radu i isporukama!
Pogrešno posložene isporuke imaju svoju cijenu:
– u eurima
– uludo utrošenom vremenu više uključenih u realizaciju isporuke
– zdravlju zaposlenika i klijenata
– narušene reputacije tvrtke
– izgubljenog povjerenja klijenata/kupaca!
- budite svjesni da je jedan od bitnih razloga pružanja povratne informacije pomoći ljudima da napreduju!
To znači da smo kao oni koji vode procese i ljude u stanju jasno komunicirati snage zaposlenika i područja za napredak i da smo u stanju motivirati ih da se pokrenu u potrebnom smjeru!
Jer svrha feedbacka nije urušavanje samopoštovanja i ponižavanje zaposlenika-ljudi.
Pod se „briše“ krpom a ne zaposlenikom!
Svrha feedbacka je upravo suprotna tj. pružanje smjera, konkretnih informacija kao vodiča kako drugačije i kvalitetnije, efektivnije i efikasnije realizirati dionice posla, voditi projekt, komunicirati s klijentima!
- prekrižite opciju nedavanja feedbacka tj ignoriranja!
Ignoriranje ili praksa „zero feedbacka“
- ostavlja zaposlenike bez informacije obavlja li se posao u skladu s definiranim očekivanjima
- stavlja ih u unutarnjim pitanjima i razmišljanju je li tvrtki tj. menadžmentu, team leaderima uopće stalo do njihovog doprinosa
- nakon određenog vremena i ponavljanja takve prakse, kod većine zaposlenika dovodi do nesigurnosti, pada samopoštovanja, motivacije za posao i neangažiranosti!
Kada dajete feedback zaposlenicima?
Kada je situacija još „topla“!
Dakle, feedback dajete što je prije moguće.
U hitnim slučajevima, kada npr. zaposlenik ne radi prema protokolu (iz više vrsta mogućih razloga) – bez odgode! Odmah čim uočimo moguće veće razmjere pogrešnog postupanja zaposlenika!
Možete koristiti planirane i strukturirane načine i ad hoc feedbackove – čak i u hodu s ljudima.
Svaki format je odličan izbor u odnosu na nedavanje feedbacka ili jako veliko kašnjenje u davanju feedbacka kada je poslovna „šteta“ već jako blizu ili je nastala!
Procjena je na vama i različito se može postupati s različitim zaposlenicima, ovisno o ulozi koju imaju, složenosti njihova posla, prethodnom iskustvu, osobnosti, zdravstvenoj sposobnosti.
Imate na raspolaganju
- planirane ili ad hoc sastanke operativnih / projektnih timova (dnevne, tjedne, dvotjedne)
- mjesečne ili kvartale intervjue sa zaposlenicima – u sklopu praćenja radnog učinka
- godišnji intervju o procjeni/ocjeni radnog učinka
- mailove – grupe ili pojedinačne
- pojedinačne komunikacije mobitelom ili „poslovne grupe“ na raznim aplikacijama
Dakle, davanje feedbacka i to redovito je bitno jer je to jedan od načina, ako ga dajemo valjano, da poluči u komunikaciji onu STVARNU i MJERLJIVU dodanu VRIJEDNOST koja se kreira između poslodavca i zaposlenika te između zaposlenika /timova.
I to je jako bitno!
Jer bez komunikacije, smisleno planirane i vođene te na pravi način i u pravo vrijeme provedene nema jasnog hoda prema konkretnim organizacijskim ciljevima koje želimo ostvariti.
Davanju feedbacka zaposlenicima treba pristupiti sustavno kao i svakom ozbiljnom poslu te, za početak, jasno iskomunicirati interno ljudima u tvrtki:
- čemu feedback služi
- zašto ga dajete
- kada ga dajete
- sa kojim ciljem ga dajete
- zašto ga tražite povratno od zaposlenika
- I u toj praksi je bitno ustrajati – svaki dan ispočetka!
Jako je bitno prilagođavati praksu davanja feedbacka zaposlenicima i sebi kao poslodavcu, jer to što odgovara živom tkivu komunikacije među ljudima u jednoj tvrtki ne mora odgovarati nekoj drugoj.
Pa čak ni ista tvrtka u različitim razvojnim fazama sa brojem ljudi koji je ispočetka do 5, pa iznad 10 pa iznad 20 iznad 50 itd. nema iste obrasce komunikacije primjenjive na iste načine i u istim vremenskim periodima.
Jer tvrtku čine ljudi koji ne stagniraju.
Ono što treba je primjenjivati ga pazeći pri tome da se one najosjetljivije informacije koje su kritičnijeg sadržaja za zaposlenika svakako daju jedan na jedan.
A hvaliti iskreno i zasluženo možemo uvijek pred više zaposlenika, osim i nasamo.
Svi direktori, menadžeri, voditelji timova, projekata, agilnih ili neagilnih (ma kako god) trebaju osvijestiti da odgovarajuća upotreba feedbacka pridonosi stvaranju okružja u kojem rade zadovoljni i angažirani zaposlenici!
A angažirani zaposlenici rade na rastu tvrtke skupa sa poslodavcima jer se i sami paralelno razvijaju i jer znaju da se njihov doprinos cijeni – riječima i djelima!
Srdačan pozdrav i svako dobro u novoj 2024. godini!
HR konzultantica
mr. sc. Andreja Bakula, prof. psihologije
