Kod vas u mikro i malim tvrtkama susrećem u praksi da nema baš stručno napravljene analize radnih mjesta koja bi rezultirala valjanim opisima poslova.
Zašto vam je to važno definirati?
Pa da imate zdravo srce poslovanja i pravu osnovu za akt o sistematizaciji, ugovore o radu, oglase za posao, definiranje potreba za izobrazbo, promaknuća zaposlenika i druge HR aktivnosti.
Postoji nešto priručno, najbolje kako se znalo, napravljeno po predlošcima koji nisu baš odgovarajući vašoj tvrtki, poslovnim procesima i živim suradnicima s različitim kompletima (ne)kompetencija i (ne)iskustava.
Svjedočim tome posebno u zadnje 2 godine u radu s vama mikro i malim poduzetnicima koji me angažirate jer vidite da može jasnije i bolje.
Da će vama i zaposlenicima biti jasnije i lakše.
Radeći analizu (reviziju) radnih mjesta tijekom 2023. i 2024 godine od početka s klijentima prolazim bitno – zašto, što i kako…
Zašto?
Ako promašite definirati temelje svog poslovanja kroz jasnu analizu radnih mjesta, upravljanje i razvoj ljudskih potencijala približavat će se provaliji s porastom zaposlenih u vašoj tvrtki.
Prvi problemi počinju s oko 5 zaposlenih jer vam suradnici ne znaju točno:
- tko, što i kako treba raditi,
- jasne granice za svoja ponašanja i
- koja očekivanja imate od njih i kako ih u radnim ulogama trebaju realizirati.
U ugovorima o radu piše općenitih par stavki, u internim aktima (raznih „formata“) stoji razrađeno nešto malo bolje, često bez jasno povezanih uvjeta za raspored ljudi određenih kompetencija, iskustva, prave osobnosti i sustava vrijednosti…
Dakle, ovo vrijeme sa par zaposlenika je odlično vrijeme za pravu analizu radnih mjesta.
Što i kako?
Analiza radnih mjesta je proces prikupljanja podataka o zahtjevima radnog mjesta u kontekstu konkretnog poslovnog procesa.
Ta analiza ako se radi valjano, rezultira realnim opisima poslova koji podržavaju poslovanje TE vaše tvrtke s vašim OIB-om a ne neke „generičke“ tvrtke.
Podatke tijekom analize prikupljate:
- Iz dostupne interne dokumentacije u poduzeću – obično ima u tvrtki dosta radnih / nestrukturiranih papira, digitalnih uradaka, nacrtanih organigrama, draft-ova oglasa kojima su suradnici traženi i u kojima se samo otprilike pobrojalo što koje će živi ljudi doista raditi…
- intervjuom sa iskusnim zaposlenikom
- Intervjuom sa prvo-nadređenim zaposleniku (da to ste baš vi, direktor/ica dok ste mikro-poduzetnik)
- opažanjem provođenja aktivnosti…
I rezultat toga bude smisleno popunjen npr. digitalni uradak za svako radno mjesto koji sadrži:
- Svrhu obavljanja posla,
- Naziv radnog mjesta
- Položaj radnog mjesta u tvrtki – sada / u sklopu kojeg poslovne funkcije/ budućeg odjela – ako se planira rast…
- Oblik radnog vremena ( puno, nepuno…)
- Način obavljanja: hibridno, klasično / remote
- Ključne aktivnosti + pripadajući postotak koliko se vremena troši na koju u danu i/ili tjednu i/ili mjesecu
- Opis konkretnih zadataka koji se izvršavaju u svakoj aktivnosti
- Posebni uvjeti rada, ako ih ima
- Alati i metode koje se koriste u radu (obvezno/ poželjno)
- Povezane nužne /poželjne kompetencije/ radno iskustvo – ovisno o složenosti tog radnog mjesta…
Da, realnost je da vi mikro i mali poduzetnici često nemate uvjete da svaka osoba radi svoj set aktivnosti koji ima logičnu “kapu” i smislen naziv radnog mjesta.
Jer vas je malo da bi tako funkcionirali kao veće tvrtke koje imaju specijalizaciju radnih mjesta na višem nivou.
No, to nije razlog da ne napravite pravu analizu i popišete koje aktivnosti u kojem poslovnom procesu zahtijevaju koje resurse.
Koje aplikacije, koju razinu osposobljenosti /kompetencija, vrijednosti zaposlenika, koje kontakte treba svladati zaposlenik?
Kojom dinamikom s kupcima / dobavljačima/ interno, što točno i u kojem opsegu isporučuje zaposlenik na tom radnom mjestu / radnoj ulozi/ ulogama…
Saslušajte što vam kažu iskusni i dobrohotni zaposlenici i odlučite
Zato se provode odgovarajući intervjui, fokus grupe sa zaposlenicima.
Saslušajte iskusne i dobrohotne zaposlenike jer od njih dobivate korisne inpute.
Od onih drugih, neiskusnih i nedobrohotnih, dobivate ometače na putu uređivanja.
Razlikujte to, razgovarajte s ljudima, upoznajte ih dobro, uključujteu procese i bit će jasno koji doprinose više, a koji manje…
Kada jasno raspišete opise poslova kao produkt valjane analize radnih mjesta, donosite valjanu procjenu / odluku o:
1. raspodjeli tih aktivnosti na 1 do 2 zaposlenika dodatno ako imaju prostora u redovnom radnom vremenu. Platite ih i nagradite adekvatno ako ostaju prekovremeno zbog toga.
2. vanjskom angažmanu, npr. iskusnih virtualnih asistenata u točno određenom području (osim virtualnih, dio njih pruža i usluge dolaska na vašu lokaciju!)
3. planu zapošljavanja s valjanim brojem i potrebnim kompetencijama, iskustvom, vrijednostima, realno potrebnom dinamikom tijekom godine…
Kako god osigurajte si stručnu analizu radnih mjesta jer je to jako bitno pogotovo ako planirate rasti.
Učinite to zbog zdravlja tvrtke, vašeg zdravlja i zdravlja suradnika te jasnih granica u funkcioniranju zaposlenika koje će to podržati.
Ako propustite to kreirati za vašu tvrtku, kreirat će umjesto vas život / poslovanje samo.
Obično to bude mjerljivo kroz:
- pogreške/propuste u radu,
- porast tjednih konflikata među zaposlenicima,
- porast broja dana bolovanja u kvartalu/mjesecu…
- porast reklamacija kupaca
- lošije financijske pokazatelje…
Čemu da poljuljate poslovanje tvrtke i budete u statistici onih koji ne dočekaju 5. godinu poslovanja?
Zbog razloga da SAMO niste napravili pravu analizu radnih mjesta kao valjane HR temelje tvrtke?!
Radije birajte mudro te analizirajte i definirajte dok je vrijeme!
HR konzultantica
mr. sc. Andreja Bakula, prof. psihologije