U ovom blogu pišem o feedbacku kao alatu smislene komunikacije koja je bitna u SVIM procesima upravljanja i razvoja ljudskim potencijalima tvrtke.
Pružam ti 7 konkretnih savjeta za primjenu feedbacka!
Ako ćete ih primjenjivati ostvarit ćete motivirajući i zadržavajući efekt za zaposlenike u svim funkcijama poslovnog suživota od ulaza do izlaza zaposlenika iz tvrtke i to kod:
- pribavljanja zaposlenika
- onboardinga (uhodavanja u posao)
- praćenja rada i procjene radnih rezultata
- profesionalnog razvoja
- dnevnih internih komunikacija
- nasljeđivanja zaposlenika koji odlaze iz tvrtke.
Zašto je bitno redovito davati smislen feedback zaposlenicima?
Davanje feedbacka i to redovito je bitno jer je to jedan od načina, ako ga dajemo valjano, da poluči u komunikaciji onu STVARNU i MJERLJIVU dodanu VRIJEDNOST koja se kreira između poslodavca i zaposlenika te između zaposlenika.
I to je jako bitno!
Jer bez komunikacije, smisleno planirane i vođene te na pravi način i u pravo vrijeme provedene nema jasnog hoda prema konkretnim organizacijskim ciljevima koje želimo ostvariti.
Nema smislenog pomaka prema naprijed, ako uopće ima pomaka, ukoliko u tvrtki nema prakse davanja smislenog feedbacka.
Davanju feedbacka zaposlenicima treba pristupiti sustavno kao i svakom ozbiljnom poslu te, za početak, jasno iskomunicirati interno ljudima u tvrtki:
- čemu feedback služi
- zašto ga dajete
- kada ga dajete
- sa kojim ciljem ga dajete
- zašto ga tražite povratno od zaposlenika
- I u toj praksi je bitno ustrajati – svaki dan ispočetka!
Jako je bitno prilagođavati praksu davanja feedbacka zaposlenicima i sebi kao poslodavcu, jer to što odgovara živom tkivu komunikacije među ljudima u jednoj tvrtki ne mora odgovarati nekoj drugoj.
Pa čak ni ista tvrtka u različitim razvojnim fazama sa brojem ljudi koji je ispočetka do 5, pa iznad 10 pa iznad 20 iznad 50 itd. nema iste obrasce komunikacije primjenjive na iste načine i u istim vremenskim periodima.
Jer tvrtku čine ljudi koji ne stagniraju.
Ti ljudi se razvijaju i mijenjaju učeći nove vještine i nema savršenstva kao ni inače u životu pa ga ne treba očekivati niti u primjeni feedbacka u firmi.
Ono što treba je primjenjivati ga, taman i nesavršeno, pazeći pri tome da se one najosjetljivije informacije koje su kritičnijeg sadržaja za zaposlenika svakako daju jedan na jedan.
Doslovno – oči u oči – a ako je online – također treba biti poštovano pravilo – jedan na jedan.
A hvaliti iskreno i zasluženo možemo uvijek pred više zaposlenika, osim i nasamo.
Planiran i vođen feedback zaposlenicima ima odlične šanse, ako se konzistentno provodi, pridonijeti građenju odnosa između poslodavca i zaposlenika te boljoj klimi i boljim poslovnim rezultatima tvrtke.
Koliko god ima različitosti u praksi od tvrtke do tvrtke postoje ipak smjernice koje se mogu primijeniti uvijek a to je 7 smjernica navedenih niže:
7 savjeta za davanje feedbacka bitnih za primjenu u poslovnoj praksi
Kada komuniciramo i koristimo feedback kao metodu komunikacije u tvrtki važno je da pri tome komuniciramo vodeći brigu o sljedećim smjernicama i sa svjesnošću da radimo sa ljudima, nesavršenima poput nas samih.
Bitno je da:
1. smo usmjereni na konkretno ponašanje čovjeka (zaposlenika) u konkretnoj situaciji
Npr. to znači da nam je fokus na činjenici da je „48 sati produžen rok za realizaciju jedne projektne dionice“….a ne na tome da je zaposlenik možda „hvatao krivine“ jer ne znamo o čemu se radi dok ne iskomuniciramo…)
2. je dajemo u formi „ja poruke“
Npr. vidim da ovu projektnu dionicu radiš 2 dana duže nego što smo planirali, pa želim da porazgovaramo o tome, da me informiraš o čemu se radi…)
3. je dajemo jezikom (terminologijom) koju razumije primatelj poruke (a ne samo mi kao davatelj)
Npr. ovo je posebno važno ako je zaposlenik nov u poslovnom procesu i tek hvata korak sa za njega novom terminologijom (npr. novi poslovni analitičar u timu koji uči i o procesima firme istovremeno i o konkretnom procesu koji se npr. digitalizira za klijentima i koji koristi nove alate u radu…..i ne treba još i dodatni kaos od nepotrebno kompliciranog rječnika tj. skraćenica poznatih samo onima koji su „duboko i dugo“ u određenom području poslovanja…)
4. kada dajemo povratnu informaciju o npr. obavljenom zadatku ili smjeru daljnjeg izvršenja aktivnosti radimo to tako da specificiramo naš feedback!
Npr. osim što treba drugačije, efikasnije ili pak smislenije činiti, dajemo prijedlog i kako to i u kojim rokovima treba drugačije kako bi se ostvarili ciljevi jer tek na taj način može uslijediti efikasna primjena u praksi.
5. obavezno (i kada mislimo da smo se razumjeli) potrebno je provjeriti je li primatelj našeg feedbacka dobro razumio što i kako dalje?
Jer čuti feedback nije isto što i razumjeti ga na način da ga se može primijeniti.
Skupo može koštati tvrtku ako zaposlenici podrazumijevaju da su se dobro razumjeli ili da su klijente dobro razumjeli.
Podrazumijevanje je doista najbolji temelj za nerazumijevanje!
A pogrešno posložene isporuke imaju svoju cijenu.
Osim u eurima i u uludo utrošenom vremenu, živcima zaposlenika ili nekim drugima valutama koje se teško kasnije oporavljaju, npr. kao što je valuta povjerenja!
6. smo svjesni da je osnovni razlog pružanja povratne informacije pomoći ljudima da napreduju!
To znači da smo u stanju jasno komunicirati snage zaposlenika i područja za napredak i da smo u stanju motivirati ih da se pokrenu na smislen način u potrebnom smjeru i da poduzimaju aktivnosti koje vode realizaciji ciljeva.
Jer svrha feedbacka nije „brisanje poda“ sa zaposlenikom!
Svrha feedbacka je upravo suprotna tj. pružanje smjera i alata i praktičnih smjernica kako drugačije kvalitetnije, efektivnije i efikasnije odraditi dionice posla, voditi projekt, komunicirati sa klijentima!
7. prekrižimo opciju nedavanja feedbacka tj ignoriranja!
Ignoriranje ili praksa „zero feedbacka“ ostavlja zaposlenike bez informacije obavlja li se posao u skladu s definiranim očekivanjima-
Ostavlja ih u unutarnjim pitanjima i razmišljanju je li tvrtki tj. menadžment , voditeljima projekata uopće stalo do njihovog doprinosa?
Nakon određenog vremena i ponavljanja „zero feedbacka“ prakse, kod većine zaposlenika koji su i ljudi to dovodi do nesigurnosti, pada samopoštovanja, motivacije za posao i u konačnici ne samo iskreniog nego i bilo kakvog angažmana.
Rastu stope bolovanja i na kraju dolazi do toga da zaposlenici ili doslovno napuštaju tvrtku ili se ponašaju kao da su već otišli.
A jedna i druga opcija su preskupe opcije za tvrtku – ako je doista ključan razlog takvom ponašanju zaposlenika vezan uz sustavno zanemarivanje i neprimjenjivanje smislene komunikacije i korištenja feedbacka.
Feedback dan valjano zadržava zaposlenika u tvrtki
Dakle, feedback i njegova pravilna upotreba u praksi doprinosi zadržavanju zaposlenika u tvrtki jer uz sve materijalne benefite koje tvrtka pruža, ako komunikacija zamre, ako se ne koristi feedback, ako povjerenje i odnos da živ čovjek brine za živoga zamre, tvrtka će „putem“ izgubiti dobar dio zaposlenika.
Najprije će otići oni najsposobniji zaposlenici koji osim kompetencija (znanja, sposobnosti i vještina) te radnog iskustva imaju i svoje poslovno „ja“ jasno formirano.
Oni imaju jasne standarde tj. što, kako i zašto daju kao zaposlenici u tvrtki, ali i onoga što očekuju od poslodavca.
Zato svi direktori, menadžeri, voditelji timova, projekata, agilnih ili neagilnih (ma kako god) trebaju osvijestiti da pravilna upotreba feedbacka pridonosi stvaranju okružja u kojem rade zadovoljni i angažirani zaposlenici!
A angažirani zaposlenici rade na rastu tvrtke skupa sa poslodavcima jer se i sami paralelno razvijaju i jer znaju da se njihov doprinos cijeni – riječima i djelima!
Jer ste pronašli način da iskomunicirate sve iole bitno za tvrtku kao ljudi koji respektiraju i podržavaju jedni druge!
Kao oni koji grade skupa odnos povjerenja!
Ako se u tvrtki stvori navika davanja feedbacka zaposlenicima sa ljudskim licem koji osim realizacije ciljeva prati i kako dišu živi ljudi koji u ulogama zaposlenika nose poslovne procese tvrtke, pružaju usluge klijentima, moći će se usmjeravati ljude i upravljati procesima u tvrtki sa manje utrošenog vremena i emocija negativno visokog intenziteta, uz lakše i brže ostvarenje ciljeva tvrtke!
Davanje feedbacka ili povratne informacije kao i svaka vještina koja se usvaja i unapređuje treba je redovito ponavljati tj. primjenjivati i prilagođavati potrebama zaposlenika i poslovnih procesa firme jer tada s vremenom „teče“ vrlo lako i postaje prevrijedna navika.
Navika sa mjerljivom dodanom vrijednosti za tvrtku!
I osim vrijedne navike postaje dugoročno za tvrtku vrijedna investicija!
I to je ta investicija u zaposlenike koji su i ljudi sa svojim potrebama i strahovima istodobno i tako investirajući pružamo ljudima priliku za njihov rast koji podupire rast firme!
Svi voze istom autocestom u istom smjeru!
Na taj način unapređujemo i same poslovne procese, koristeći mudro obilje vrijednih informacija koje prikupljamo i filtriramo u procesima davanja i primanja feedbacka.
Unapređujemo i naše usluge koje pružamo klijentima i poboljšavamo naše proizvode zadržavajući postojeće kupce i privlačeći nove!
I ako opet neki zaposlenici odu iz firme, a hoće jer je to realnost, barem ćemo znati da nije zbog tako naizgled JEFTINOG razloga koji je jako SKUP za tvrtke na kraju!
Nedavanja (valjanog) feedbacka
Ako zaposlenici odu iz tvrtke a dali smo maksimum da ih zadržimo, uz materijalne i nematerijalne benefite, tada im sretno bilo, jer je do njih i slobodne volje.
Tada neka nam ti zaposlenici budu odlični promotori koji će preporučiti svojeg bivšeg poslodavca drugima!
Iz 100% valjanih razloga!
HR konzultantica
mr.sc. Andreja Bakula, prof. psihologije
